De EMVI/BPKV-methodiek (Economisch Meest Voordelige Inschrijving / Beste Prijs-Kwaliteitverhouding) is in de praktijk de meest gebruikte gunningssystematiek. Hierbij zijn zowel prijs als kwaliteit bepalend voor de uiteindelijke gunning van de opdracht. Binnen deze systematiek zijn verschillende beoordelingsmodellen mogelijk, zoals het Gewogen Factormodel, de minder bekende Superformule en het GOW-model (Gunning op Waarde), dat ook als alternatieve benadering kan worden ingezet.

Het AIM adviseert dat, ongeacht de gekozen methodiek of het model, kwaliteit minimaal 60% en prijs maximaal 40% van de totaalscore moet bepalen. Het is daarbij van belang dat de aanbesteder goede, onderscheidende kwalitatieve gunningcriteria opneemt en het beoordelingsmodel zo toepast dat de beste inschrijving daadwerkelijk een reële kans maakt om te winnen. Als wordt gekozen voor een relatieve beoordeling van prijs (laagste bieding = 100% van de punten), adviseert AIM om ook kwaliteit relatief te beoordelen (beste score = 100%).

Een andere mogelijkheid is werken met een vaste, reële referentieprijs en -kwaliteit (bijvoorbeeld TX-keur), waarbij inschrijvers zich kunnen onderscheiden op extra aspecten zoals goed werkgeverschap, duurzaamheid en klanttevredenheid. Dit vraagt wel om bereidheid van de opdrachtgever om hiervoor budget vrij te maken.

Het GOW-model biedt eveneens een alternatieve aanpak. De aanbesteder bepaalt welke kwaliteitsaspecten van belang zijn en kent hieraan een fictieve waarde in euro’s toe. Hoe hoger de kwaliteitsscore, hoe hoger de fictieve waarde die als korting op de prijs wordt toegepast. Zo kan een inschrijver met een hogere prijs, maar maximale kwaliteitsscore, toch de opdracht gegund krijgen. De fictieve korting moet dan wel voldoende effect hebben; anders blijft de laagste prijs leidend. Eventueel kan de aanbesteder bepalen dat bij het niet nakomen van beloofde kwaliteit de toegekende korting als malus wordt opgelegd.

Het AIM beveelt aan om in een bestek niet alles dicht te regelen, maar de vervoerder ruimte te geven om zelf invulling te geven aan de opdracht. Dit sluit goed aan bij inkoopprocedures op basis van Best Value Procurement (BVP) of de concurrentiegerichte dialoog.

Bij prestatie-inkoop (BVP) worden inschrijvingen beoordeeld op het principe dat de meeste waarde moet worden verkregen voor de laagste prijs. Het uitgangspunt van BVP is dat de aanbestedende dienst terughoudend is met het stellen van gedetailleerde eisen. Hoe meer standaarden en minimumeisen worden voorgeschreven, hoe minder ruimte er overblijft voor aanbieders om zich op kwaliteit te onderscheiden.

De concurrentiegerichte dialoog verschilt wezenlijk van een reguliere openbare of niet-openbare procedure. Het onderscheid zit in de aard van de uitvraag: er wordt gestart met een behoefte waarvoor nog geen eenduidige oplossing bestaat. Aanbieders krijgen de ruimte om verschillende oplossingen aan te dragen waarmee in de behoefte kan worden voorzien.

De aanbestedende dienst kan vervolgens in dialoog met de geselecteerde aanbieders deze oplossingen verder uitwerken en bepalen welke het beste aansluit. Een goed gevoerde dialoog leidt tot inschrijvingen die een optimale oplossing bieden tegen een redelijke prijs. Tegelijkertijd biedt dit inschrijvers een aantrekkelijke opdracht met voldoende economisch perspectief.

Het AIM beveelt aan om de beoordeling van de inschrijvingen plaats te laten vinden door een deskundig, en evenwichtig beoordelingsteam bestaande uit materie-, inkoopdeskundigen en gebruikers van het zorgvervoer. Leden van het beoordelingsteam hebben wat het AIM betreft minimaal expertise op het gebied van zorgvervoer. Ook is er voldoende deskundigheid op het gebied van EU-aanbestedingen. Het beoordelingsteam staat onder voorzitterschap van een voorzitter die inhoudelijk niet mee beoordeelt en die met name toeziet op het volgen van de juiste procedure.

De inschrijvingen worden door alle leden van het beoordelingsteam eerst onafhankelijk van elkaar beoordeeld. Tarieven worden pas bekend gemaakt aan de leden van het beoordelingsteam nadat de kwalitatieve beoordeling van de schriftelijke kwaliteitscriteria heeft plaatsgevonden. Voor de beoordeling van de kwaliteit wordt uitgegaan van het consensusmodel. Omdat men geneigd is om matig te oordelen (scores uitstekend en slecht komen in de praktijk zelden voor) is een goede beoordelingsrichtlijn (om ongewenste of ver uit elkaar liggende scores te vermijden) hierbij essentieel

Het AIM adviseert opdrachtgevers om interviews of presentaties op te nemen als onderdeel van de kwaliteitsgunningscriteria. Dit geeft de mogelijkheid om naast schriftelijke offertes ook de menselijke factor te beoordelen. Interviews geven u inzicht in de oplossingsgerichtheid, vaardigheden en kwaliteit die niet altijd uit schriftelijke documenten blijken.

Praktische handvatten en meer informatie over het opnemen van interviews en presentaties als onderdeel van de kwaliteitsboordeling in uw (beste prijs-kwaliteit verhouding-) aanbesteding kunt u vinden op de website van PIANOo.